Penodi ‘swyddogion’ – mae sawl ffordd o’i gwneud hi

Yn 2021, yw penodi pobol i rolau traddodiadol Cadeirydd, Ysgrifennydd a Thrysorydd bob tro’n addas? 

Lowri Jones
gan Lowri Jones

Mae’r byd yn newid, a’r ffordd ry’n ni’n rhedeg mudiadau a chymdeithasau’n newid hefyd.

Felly, dylsem ystyried a oes angen newid y ffordd ry’n ni’n penodi arweinwyr am y flwyddyn sydd i ddod. Efallai nad penodi’r swyddogion traddodiadol (e.e. Cadeirydd, Ysgrifennydd a Thrysorydd) yw’r ffordd fwyaf effeithiol o’i gwneud hi bellach…

Dyma rai esiamplau o ffyrdd eraill o greu tîm gweithgar sy’n cydweithio:

1. Timau fesul diddordeb

Beth? Creu rhestr fach o’r math o sgiliau sydd eu hangen arnoch chi, ac annog pawb yn y grŵp i ddewis un tîm i berthyn iddi. Penodi capten i bob tîm am flwyddyn, sydd â’r rôl o arwain a delegetio.

Mantais: Ffordd o gynnwys pawb trwy’r pethau maen nhw’n gyffyrddus yn eu gwneud.

Esiampl: Côr yn sefydlu tîm cerddorol, tîm cyfathrebu, tîm aelodaeth, a thîm i drefnu digwyddiadau cymdeithasol.

 

2. Pawb i wneud un swydd

Beth? Rhannu swydd, e.e. Trefnydd Rhaglen, rhwng pob aelod, fel bod pawb yn cymryd eu tro. Gallai pâr o bobol â sgiliau gwahanol gydweithio.

Mantais: Llai o faich ar un person, a ffordd dda o gael amrywiaeth yn rhaglen y mudiad.

Esiampl: Cangen Merched y Wawr i benodi 12 person / pâr i fod yn gyfrifol am drefnu mis yr un o weithgaredd i’r calendr.

 

3. Ailwampio swyddi

Beth? Ystyried a fyddai’n well cael ‘swyddog cyfryngau cymdeithasol’ yn hytrach na ‘swyddog y wasg’? A fyddai pennu un person gwahanol i gymryd cofnodion ym mhob cyfarfod yn well na phenodi un person am y flwyddyn?

Mantais: Rhoi’r egni yn y llefydd y mae eu hangen yn yr oes yma.

 

4. Rhoi enwau wrth dasgau

Beth? Creu cynllun gweithredu a gofyn pwy sydd am wneud beth, ar ddiwedd y sgwrs syniadau.

Mantais: Rhannu’r baich, cofnod ar ddu a gwyn yn help i roi perchnogaeth.

Gair o gyngor: Holi ‘pwy sydd am wneud beth’ ar ddiwedd y sgwrs, nid wrth i’r syniadau gael eu cynnig, rhag ofn y bydd person â llawer o syniadau’n gyndyn i siarad mwy!

 

Yw trosglwyddo’n bwysig?

Does neb eisiau cymryd cyfrifoldeb sy’n mynd i fod gydag e am byth.

Mae’n bwysig meddwl am ffyrdd o drosglwyddo wrth sefydlu ‘swyddogion’ ac wrth fynd mlaen.

Dyma ambell air o gyngor:

  • Newidiwch eich ‘swyddogion’ bob dwy flynedd, fan bellaf. Bydd yr hoe yn rhoi egni i rywun ymgymryd â’r gwaith eto.
  • Mae penodi ‘is’ swyddog yn gallu bod yn ffordd dda o raeadru.
  • Peidiwch bod ofn rhoi cyfrifoldeb i rywun newydd. Bydd y broses o fwrw ati a chymryd cyfrifoldeb yn werthfawr i bob unigolyn, hyd yn oed os yw hynny’n golygu bod angen buddsoddi yn eu meithrin yn y lle cyntaf.
  • Ceisiwch ddenu pobol mewn i’ch gweithgaredd gyda rhywbeth y byddan nhw’n joio, yn lle eu holi i fod yn ‘swyddog’ ar unwaith. Gallwch adeiladu ar hynny…

 

Dod Ynghyd

Mae’r arweiniad yma’n rhan o becyn Dod Ynghyd – canllaw arloesol a ddatblygwyd gan Prosiect Fory mewn ymateb i’r angen i helpu mudiadau, cymdeithasau a threfnwyr digwyddiadau i ailfeddwl sut gallwn ‘ddod ynghyd’ yn y cyfnod wedi Covid.

Penodi ‘swyddogion’ – mae sawl ffordd o’i gwneud hi

Yn 2021, yw penodi pobol i rolau traddodiadol Cadeirydd, Ysgrifennydd a Thrysorydd bob tro’n addas?