Sut mae cofnodi’r stwff sy’n codi mewn cyfarfodydd ar-lein?

Bwrdd gwyn ar Zoom, google docs a Miro sydd dan y chwyddwydr

Lowri Jones
gan Lowri Jones

Fel arfer, byddai Ysgrifennydd y clwb neu’r gymdeithas yn tynnu ei lyfr nodiadau mas o’r bag, yn eistedd gyda phawb arall wrth y ford ac yn sgwennu gered yn ystod cyfarfod. Papur a beiro oedd y ffordd orau o gofnod pwy sy’n bresennol, materion yn codi o’r cofnodion blaenorol, a’r penderfyniadau pwysig.

Ond yn yr oes ddigidol, lle mae pawb wedi gorfod newid y ffordd ry’n ni’n cynnal cyfarfodydd, oes ’na ffyrdd mwy effeithiol o gofnodi’r syniadau?

Ffordd o gofnodi sy’n fwy gweledol, efallai, neu sy’n rhoi’r gallu i bawb ychwanegu nodiadau yn ystod y sesiwn? Neu’n bwysicach fyth, ffordd sy’n creu llai o waith i’r Ysgrifennydd ar ôl y cyfarfod?!

Gwahanol feddalwedd i wneud gwahanol jobsys

Mae sawl rhaglen neu wefan rhad ac am ddim ar gael i’n helpu i gadw nodiadau yn ystod cyfarfodydd ar-lein.

Dyma fraslun o ambell un mae tîm Bro360 wedi bod yn arbrofi gyda nhw’n ddiweddar, wrth i ni gynnal Sgryms Straeon, sesiynau syniadau a chyfarfodydd.

 

Google Docs

Rhaglen prosesu geiriau, debyg i Microsoft Word, yw google docs. Ond y prif wahaniaeth yw ei bod yn ddogfen fyw. Hynny yw, yn hytrach na bod gan bawb eu dogfennau personol sy’n cael eu hanfon ar ebost at ei gilydd (fel byddech chi’n gwneud gyda chofnodion cyfarfodydd fel arfer, efallai), mae hon yn ddogfen y gall pawb ysgrifennu ynddi ar yr un pryd. Does dim botwm ’save’ (mae’n cadw’n awtomatig) a gallwch ei ffeilio yn rhan o’ch google drive chi, neu jest mynd iddi trwy gael dolen.

I fanteisio ar raglenni google (docs, forms, drive a mwy) crëwch gyfrif google yn gyntaf. Mae rhyngwyneb google doc yn debyg i Word (bold, italics ac ati) ond y gwahaniaeth pwysicaf yw gallu rhannu dolen i’r ddogfen gydag eraill.

Tapiwch y botwm glas Rhannu (neu Share os yw google yn siarad Saesneg gyda chi!) ar gornel dde’r sgrîn, a darllen beth sy’n ymddangos ar y gwaelod, o dan Cael dolen. Os hoffech i bobol eraill allu golygu eich dogfen, dewiswch yr opsiwn Gall unrhyw un ar y we sydd â’r ddolen hon olygu, cyn Copïo’r ddolen a’i phastio mewn ebost/neges Messenger neu ddefnyddio colomen i’w hanfon at weddill eich pwyllgor.

Yn ddelfrydol ar gyfer: sgwennu cofnodion yn ystod cyfarfod ar-lein. Dim ond anfon y ddolen at bawb ar ôl gorffen sydd angen i chi wneud – bydd dim esgus gan neb am beidio bwrw at y pwyntiau gweithredu cyn y cyfarfod nesa!

 

Bwrdd gwyn ar Zoom

Mae Zwmio yn un o’r geiriau yna fydd yn y geiriadur ar ôl y flwyddyn ddiwethaf yma… os nad yw e yno’n barod! Mae’n siŵr bod pawb wedi bod mewn cyfarfod gan ddefnyddio’r rhaglen fideo-gynaldedda yma, a bydd ambell un ohonoch wedi rhannu eich sgrîn, hyd yn oed… ond oeddech chi’n gwybod bod modd creu bwrdd gwyn yn ystod galwad Zoom?

I’w ddefnyddio ewch i Share Screen a dewis yr ail opsiwn, sef Whiteboard, cyn pwyso’r botwm Share. Yna, bydd sgrîn wen yn ymddangos a gallwch deipio neu ddarlunio ynddi. Mae modd i chi gadw’r ddelwedd hefyd, cyn mynd â rwber dros y cyfan a dechrau eto.

Yn ddefnyddiol iawn, nid chi yn unig sy’n gallu sgwennu – gall pawb sy’n rhan o’r alwad wneud. Bydd angen iddyn nhw hofran lan at dop y sgrîn nes bod View options yn ymddangos. Dewis Anotate o’r rhestr, ac yna bydd blwch yn ymddangos sy’n eu galluogi nhw i gyd, a chithau, i sgwennu, teipio neu dynnu lluniau bach dwl!

Yn ddelfrydol ar gyfer: cyfrannu syniadau ar y cyd, neu fel lle i’r hwylusydd gofnodi prif bwyntiau’r drafodaeth, e.e. wrth gyd-sgriptio drama.

 

Miro

Ond ar gyfer sesiynau lle mai’r nod yw casglu a chreu syniadau gwallgo, yn hytrach na chadw cofnodion ffurfiol, efallai mai Miro yw’r rhaglen i chi.

Mae Miro yn ffordd ddigidol o wneud beth fyddech chi fel arfer yn ei wneud gyda post-it notes a fflip-siarts rownd yr un ford.

Gogoniant y rhaglen yw y gall fod mor gymhleth neu mor syml ag yr ydych chi am iddi fod. Gallwch ddylunio ‘bwrdd’ bach ffansi, sy’n edrych yn fywiog a chyffrous ac sy’n denu pobol i gyfrannu atynt. Ond gallech yn ddigon syml osod ‘bwrdd’ llawn post-its gwag, holi cwestiwn i’ch criw a gadael i bawb fynd ati i nodi eu syniadau’n unigol, gyda’i gilydd.

Dim ond chi fel hwylusydd sydd angen creu cyfrif Miro o flaen llaw. Crëwch ‘fwrdd’ yn gyntaf ac arbrofwch, cyn anfon dolen i’ch Miro i’r criw sy’n cyfarfod o flaen llaw neu yn ystod y sesiwn. Dwi’n siŵr y bydd pawb yn cael hwyl yn gweld eu syniadau’n cael eu hychwanegu’n fyw i’r pair!

Ar ôl bennu, gallech droi’r byrddau’n gyflwyniad parod i’w ddangos i bobol eraill (sydd ychydig mwy cyffrous na’r hen PowerPoint!)

Yn ddelfrydol ar gyfer: cyd-gyfrannu syniadau creadigol, e.e. wrth gynllunio gweithgarwch eich mudiad/cymdeithas i’r dyfodol.

 

Mae llwyth o opsiynau eraill ar gael hefyd. Os ydych chi’n cael hwyl ar raglen arall, bydden ni’n falch iawn o glywed wrthych chi – cysylltwch, da chi, er mwyn rhannu’r cyngor ag eraill.